Analisis dan Desain Jabatan (Tugas 2)

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1    Latar Belakang

    Desain jabatan (job design) menurut Gibson dkk. dinyatakan sebagai suatu proses dimana manajer memutuskan tugas pekerjaan individu maupun wewenangnya. Desain pekerjaan melibatkan keputusan dan tindakan manjerial yang menspesifikasikan tujuan “job depth, range and relationships” untuk memuaskan kebutuhan organisasi maupun kebutuhan sosial dan pribadi dari pekerjaan yang diembannya.

    Simamora mengatakan desain jabatan adalah proses penentuan tugastugas yang akan dilaksanakan, metode-metode yang digunakan untuk melaksanakan tugastugas ini, dan bagaimana pekerjaan tersebut berkaitan dengan pekerjaan lainnya di dalam organisasi. Desain pekerjaan memadukan isi pekerjaan (tugas, wewenang dan hubungan) balas jasa dan kualifikasi yang dipersyaratkan (keahlian, pengetahuan dan kemampuan) untuk setiap pekerjaan dengan cara memenuhi kebutuhan pegawai maupun perusahaan. Pekerjaan yang tidak sesuai dengan keahlian akan sangat sulit untuk dilaksanakan oleh pegawai. Desain perkerjaan haruslah dirancang dengan sebaik mungkin dengan mempertimbangkan elemenelemen yang mempengaruhi desain pekerjaan.

1.2    Rumusan Masalah

1. Apa Pengertian dari Desain Jabatan ?
2. Bagaimanakah Konsep dan Peran Desain Jabatan ?
3. Apa Sajakah Unsur / Elemen Desain Jabatan ?
4. Apa Teknik Desain Jabatan ?
5. Apa pengertian Jabatan ?

1.3    Tujuan Penulisan

1. Mengetahui Pengertian dari Desain Jabatan
2. Mengetahui Konsep dan Peran Desain Jabatan
3. Mengetahui Unsur / Elemen Desain Jabatan
4. Mengetahui Teknik Desain Jabatan
5. Mengetahui Pengertian Jabatan

BAB 2

PEMBAHASAN

2.1    Pengertian Desain Jabatan

    Herjanto menjelaskan bahwa desain jabatan adalah rincian tugas dan cara pelaksanaan tugas atau kegiatan yang mencakup siapa yang mengerjakan tugas, bagaimana tugas itu dilaksanakan, dimana tugas dikerjakan dan hasil apa yang diharapkan. Sulipan menambahkan desain pekerjaan adalah fungsi penetapan kegiatan kerja seorang atau sekelompok karyawan secara organisasional.

Handoko menyatakan bahwa desain jabatan adalah fungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja seseorang individu atau kelompok karyawan secara organisasional yang bertujuan untuk mengatur penugasan-penugasan kerja yang memenuhi kebutuhan organisasi, teknologi, dan keperilakuan. Selain itu, menurut Dwiningsih desain pekerjaan adalah sebuah pendekatan yang menentukan tugas-tugas yang terkandung dalam suatu pekerjaan bagi seseorang atau sekelompok karyawan dalam suatu organisasi.

    Desain jabatan (job design) menurut Gibson dkk. dinyatakan sebagai suatu proses dimana manajer memutuskan tugas pekerjaan individu maupun wewenangnya. Desain pekerjaan melibatkan keputusan dan tindakan manjerial yang menspesifikasikan tujuan “job depth, range and relationships” untuk memuaskan kebutuhan organisasi maupun kebutuhan sosial dan pribadi dari pekerjaan yang diembannya.

Simamora mengatakan desain jabatan adalah proses penentuan tugastugas yang akan dilaksanakan, metode-metode yang digunakan untuk melaksanakan tugastugas ini, dan bagaimana pekerjaan tersebut berkaitan dengan pekerjaan lainnya di dalam organisasi. Desain pekerjaan memadukan isi pekerjaan (tugas, wewenang dan hubungan) balas jasa dan kualifikasi yang dipersyaratkan (keahlian, pengetahuan dan kemampuan) untuk setiap pekerjaan dengan cara memenuhi kebutuhan pegawai maupun perusahaan. Pekerjaan yang tidak sesuai dengan keahlian akan sangat sulit untuk dilaksanakan oleh pegawai. Desain perkerjaan haruslah dirancang dengan sebaik mungkin dengan mempertimbangkan elemenelemen yang mempengaruhi desain pekerjaan.

Berdasarkan pendapat-pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa Desain Jabatan adalah fungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja seorang individu atau kelompok karyawan secara organisasional yang bertujuanuntuk mengatur penugasan-penugasan kerja yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, tekhnologi dan keperilakuan

2.2    Konsep dan Peran Desain Jabatan

    Spesialisasi Sumber daya manusia harus mempunyai pemahaman tentang desain pekerjaan. Hal ini karena desain (rancangan) pekerjaan merefleksikan organisasi, lingkungan dan permintaan perilaku. Perancang-perancang desain pekerjaan mengambil elemen-elemen ini sebagai pertimbangan dan mencoba untuk menciptakan pekerjaan yang merupakan gabungan antara kepuasan dan produktifitas. Bagaimanapun masing-masing elemen dari rancangan pekerjaan mempunyai maksud agar pekerjaan tersebut mempunyai kekurangan dan kelebihan dalam kepuasan bila dibandingkan dengan yang lain. Produktifitas dan kepuasan tenaga kerja memberikan umpan baik, bagaimana sebaiknya pekerjaan itu dirancang. Jeleknya rancangan pekerjaan berpengaruh pada rendahnya produktivitas, perputaran karyawan, absensi, keluhan, sabotase, pengunduran diri, serikat kerja dan lainlain.

   Hal ini dapat terjadi bila kita telah membicarakan masalah efisiensi, dimana elemenelemen keperilakuan design pekerjaan mengemukakan pentingnya otonomi, variasi, identitas tugas dan umpan balik. Tetapi elemen-elemen efisiensi mengutamakan spesialisasi lebih tinggi, dimana mengurangi variasi meminimumkan otonomi dan elemen-elemen kontradiktif lainnya. Dengan demikian untuk merancang pekerjaan lebih efesien bisa menyebabkan berkurangnya kepuasan kerja. Sebaliknya, pekerjaan-pekerjaan yang memuaskan bisa berakibat tidak efisien.

Untuk memecahkan masalah ini harus ada trade-of keperilakuan dan efesiensi, peranan ahli personalia adalah untuk menyeimbangkan trade-of yang ada. Jika pekerjaan underspecialized untuk pekerjaan mudah maka tugas dikurangi, jika overspecialized mereka harus dikembangkan dan diperkaya kemampuannya.

2.3    Unsur / Elemen Desain Jabatan

• Elemen-elemen Organisasional

    Elemen-elemen organisasional merupakan elemen yang harus diperhatikan suatu organisasi dalam pembentukan atau desain perkerjaan. Elemen-elemen organisasional pada desain pekerjaan bersangkutan efisiensi. Efisiensi merupakan suatu pencapaian tujuan sesuai dengan pendanaan-pendanaan yang ditetapkan oleh perusahaan. Pekerjaan-pekerjaan yang dirancang secara efisien mendorong pegawai yang mampu dan termotivasi untuk mencapai keluaran yang maksimal. Perhatian akan efisiensi ini telah dimulai sejak munculnya manajemen ilmiah. Para ahli mencurahkan riset mereka untuk menemukan cara-cara terbaik untuk merancang pekerjaan yang efisien. Studi gerak dan waktu membeberkan sesuatu disiplin baru, yaitu teknik industri. Berbagai upaya tersebut menunjukkan bahwa spesialisasi adalah elemen kunci dalam desain pekerjaan. Bila para pegawai bekerja berulang-ulang sampai batas tertentu, tingkat keluarannya bisanya lebih tinggi. Penemuan-penemuan para peneliti ini dapat diterapkan dalam era komputerisasi sekarang.

Berikut ini adalah elemen-elemen organisasi dalam Desain Pekerjaan : 

Pendekatan Mekanistik

Pendekatan mekanistik berusaha untuk mengindentifikasikan setiap tugas dalam suatu pekerjaan agar tugas-tugas dapat diatur untuk menimbulkan waktu dan tenaga para pegawai. Setelah identifikasi tugas selesai, sejumlah tugas dikelompokkan menjadi satu perkejaan. Hasilnya adalah spesialisasi. Pendekatan ini mendekatkan efisiensi waktu, tenaga, biaya tenaga kerja, latihan dan pengembangan. Teknik ini masih secara luas digunakan dalam operasi-operasi perakitan, dan terutama efektif bila para pegawai kurang berpendidikan atau kurang mempunyai pengalaman.

Aliran kerja

Aliran kerja dalam suatu organisasi sangat dipengaruhi oleh sifat produk atau jasa. Produk atau jasa biasanya menentukan urutan dan keseimbangan pekerjaanpekerjaan sehingga dibutuhkan aliran kerja dari suatu kegiatan.

Praktek-praktek kerja

Praktek-praktek kerja merupakan cara-cara bagaimana pelaksanaan kerja yang ditetapkan. Metode praktek kerja ini bisanya terbentuk dari tradisi atau kesempatan kolektif para pegawai atau bagian kontrak (perjanjian) kerja dari serikat buruh. Hal ini mengurangi flerksibilitas departemen personalia dalam merancang pekerjaan-perkerjaan.

• Elemen-elemen Lingkungan

   Handoko (2001:35) menjelaskan bahwa Elemen-elemen lingkungan merupakan aspek keduadalam desain perkerjaan. Para perancang pekerjaan tidak dapat mengabaikan pengaruh lingkungan eksternal. Elemen-elemen lingkungan pokok dalam desain pekerjaan adalah kemampuan dan tersedianya para pegawai potensial serta pengharapan-pengharapan sosial. Pertimbangan efisiensi harus diselaraskan dengan kemampuan dan tersedianya pegawai yang akan melaksanakan pekerjaan. Misalnya banyak lowongan kerja yang kadang-kadang sulit untuk diisi karena tidak tersedianya calon pegawai yang mempunyai kemepuan tertentu. Selain itu desain pekerjaan juga dipengaruhi oleh pengharapan masyarakat. Misalnya masyarakat di lokasi perusahaan, meskipun tidak mempunyai keterampilan, namun kenyataannya sering menuntut langan kerja. Disamping itu masyarakat yang mempunyai keterampilan mempunyai pengharapan yang lebih tinggi dalam hal kualitas kehidupan kerja. Meskipun aliran dan praktek-praktek kerja mungkin menyarankan suatu desain perkerjaan tertentu, namun pekerjaan harus memenuhi harapan-harapan para pegawai dan masyarakat.

• Elemen-elemen Keperilakuan    

Otonomi

Otonomi mempunyai pengertian bahwa dalam melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawab atas pekerjaan. Seorang pegawai diberikan wewenang untuk mengambil keputusan yang dibutuhkan dalam bidang tugasnya. Dengan diberikannya wewenangpengambilan keputusan maka berarti akan bertambahnya tanggung jawab, sehingga akan cenderung meningkatkan  perasaan dipercaya dan dihargai. Kurangnya otonomi akan menyebabkan pegawai menjadi apatis atau menurun prestasi kerjanya. Hal ini akan mengakibatkan turunnya kepuasan kerja pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

Variasi

Variasi pekerjaan sangat dibutuhkan oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Dengan variasi pekerjaan yang baik maka tingkat kebosanan dalam melaksanakan tugas akan dapat ditekan. Apabila seseorang pegawai telah merasa bosan maka timbul rasa lelah. Kelelahan  yang berlanjut akan mengakibatkan kesalahan-kesalahan dalam melaksanakan tugas. Dengan adanya kesalahan-kesalahan ini maka seorang pegawai akan ditegur oleh atasannya. Dengan tguran ini maka soerang pegawai dapat merasa tidak senang dan tidak puas dalam melaksanakan tugasnya.

Indentitas Tugas

Identitas pekerjaan merupakan ciri-ciri, jenjang atau tingkatan dan klasifikasi dari suatu pekerjaan. Bila pekerjaan tidak mempunyai identitas yang jelas, maka para pegawai akan kurang merasa bertanggung jawab atas pekerjaannya. Hal ini berarti bahwa kontribusi (sumbangan-sumbangan atau hasil pekerjaan) para pegawai tidak tampak dengan jelas, sehingga kepuasan kerja dapat menurun.

Umpan balik

Bila pekerjaan-perkerjaan yang dilaksanakan pegawai memberikan umpan balik tentang seberapa baik pelaksanaan pekerjaan mereka, maka para pegawai akan mempunyai pedoman dan motivasi untuk melaksanakan perkerjaan dengan lebih baik. Hasil atau nilai prestasi kerja pegawai dalam melaksanakan tugasnya haruslah diberitahukan sehingga dapat memperbaikinya atau dapat meningkatkannya. Sehingga kepuasan kerja dari pegawai dapat ditingkatkan.

2.4   Teknik Desain Pekerjaan

• Simplikasi Pekerjaan

Simplikasi pekerjan merupakan suatu teknik desain pekerjaan yangmengarah kepada pekerjaan yang sangat terspesialisasi. Ini berarti pekerjaan disederhanakan atau dipecah-pecah menjadi bagian terkecil, biasanya terdiri dari beberapa operasi. Pekerjaan dapat dilakukan secara bersama-sama sehingga pekerjaan dapat dikerjakan secara lebih cepat. Resiko simplikasi pekerjaan adalah bahwa pekerjaan-pekerjaan bisa menjadi terspesialisasi sehingga menimbulkan kebosanan yang tinggi.

• Rotasi Pekerjaan

Teknik desain pekerjaan dengan memungkinkan adanya rotasi pekerjaan akan membuat seorang pegawai secara sistematis berpindah dari satu posisi ke posisi atau pekerjaan yang lainnya di dalam organisasi. Dengan teknik ini akan membuat pegawai tidak merasa bosan dan banyak bidang pekerjaan yang akan diketahuinya. Namun tingkat produktivitas akan rendah, hal ini disebabkan karena para pegawai yang baru pindah ke pekerjaannya yang baru akan terlebih dahulu menyesuaikan diri dan memahami pekerjaannya.

• Pemekaran Pekerjaan

Pemekaran pekerjaan merupakan suatu teknik desain pekerjaan dengan mengadakan perluasan kerja. Perluasan kerja merupakan kebalikan dari simplikasi pekerjaan. Pekerjaan diperluas sampai pada tingkat dimana bagian-bagian yang berkaitan erat dan saling mendukung diselesaikan oleh seorang pegawai atau bagian. Hal ini sangat mengurangi tingkat kebosanan dan akan meningkatkan kepuasan kerja. Tingkat kebosanan yang turun dan meningkatkan kepuasan kerja disebabkan banyaknya variasi pekerjaan bagi pegawai yang akan menambah arti dan tanggung jawab pekerjaan. Pemekaran pekerjaan bersifat horizontal, maksudnya pemekaran pekerjaan ditujukan kepada pekerjaan-pekerjaan yang sederajat yang masih mempunyai kesamaan fungsi, tugas dan tanggung jawabnya.

•  Pemerkayaan Pekerjaan

Pemerkayaan pekerjaan merupakan penambahan tugas dan tanggung jawab dari para pegawai. Pemerkayaan pekerjaan dirancang untuk mengurangi kebosanan yang sering menjadi masalah dalam pekerjaan yang berulang-ulang. Program ini memberikan lebih banyak otorisasi untuk melaksanakan pekerjaan dan pengambilan keputusan dan meningkatkan tanggung jawab. Pemerkayaan pekerjaan bersifat vertikal, maksudnya pemerkayaan pekerjaan ditujukan kepada pekerjaan-pekerjaan yang berada di atasnya yang masih mempunyai fungsi yang bersamaan. Sedangkan Handoko (2001:40) menyatakan teknik-teknik perancangan kembali Pekerjaan-pekerjaan ada 2 jenis, yaitu :

1. Simplikasi pekerjaan
2. Perluasan pekerjaan

   Perbedaan yang mencolok dari teknik-teknik tersebut adalah pada teknik pertama ada 4 cara, sedangkan pada teknik kedua hanya 2 cara. Teknik desain pekerjaan dengan simplikasi pekerjaan adalah merupakan teknik mempersempit ruang lingkup pekerjaan dari seorang pegawai. Tujuannya untuk meningkatkan produktivitas kerja pegawai. Sedangkan perluasan pekerjaan merupakan teknik-teknik desain pekerjaan yang memperluas pekerjaan dari seorang pegawai atau bagian. Cara kedua dalam teknik kedua yaitu perluasan pekerjan termasuk kedalam pengertian rotasi pekerjaan, pemekaran pekerjaan (perluasan pekerjaan secara horizontal) dan pemerkayaan pekerjaan (perluasan pekerjaan secara vertikal). Dengan adanya teknik-teknik desain pekerjaan ini, para desainer atau perancang pekerjaan dapat merancang pekerjaan dengan sebaik mungkin dan dapat menyesuaikan pekerjaan dengan kehendak-kehendak pegawai dan sesuai dengan jenis dan tujuan perusahaan. Desain pekerjaan yang telah sesuai dengan kehendak pegawai dan sesuai dengan jenis dan tujuanperusahaan maka besar kemungkinan dapat memuaskan pegawai dalam melaksanakan  tugas tugas atas pekerjaan mereka.

2.5   Deskripsi Jabatan

   Deskripsi Jabatan merupakan hasil pertama dari analisis jabatan. Deskripsi jabatandapat diartikan sebagai suatu statement yang teratur dari berbagai tugas dan kewajiban suatu jabatan tertentu. Deskripsi jabatan adalah penjelasan tentang suatu jabatan, tugas-tugas, tanggungjawab, wewenang dan sebagainya.

Penyusunan statement ini hendaknya bisa mudah dipahami. Cara seperti ini mungkin

bisa dipergunakan:

1. Identifikasi jabatan
2. Ringkasan jabatan
3. Tugas yang dilaksanakan
4. Pengawasan yang diberikan dan yang diterima
5. Hubungan dengan jabatan-jabatan lain
6. Bahan-bahan, alat-alat dan mesin-mesin yang dipergunakan
7. Kondisi kerja
8. Penjelasan istilah-istilah yang tidak lazim
9. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan diatas.

BAB 3

PENUTUP

3.1   Kesimpulan

   Desain Jabatan adalah fungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja seorang individu atau kelompok karyawan secara organisasional yang bertujuanuntuk mengatur penugasan-penugasan kerja yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, tekhnologi dan keperilakuan.

DAFTAR PUSTAKA

1. Handoko, Hani T. Manajemen Personalia dan sumber Daya Manusia. Yogyakarta:1993.
2. Sastrohadiwiryo, B. Siswanto. 2002. anajemen Tenaga Kerja Indonesia: Pendekatan Administratif dan Operasional. Jakarta: Bumi Aksara.
3. Dr. T.Hani Handoko, M.B.A. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. BPFE.Yogyakarta. 1988.