Surat Pemesanan dan Pengiriman Barang Elektronik

Pengertian Surat Pesanan

     Surat pesanan yaitu surat yang berisi pemesanan barang. Surat pesanan di buat karena ada penawaran dari penjual. Ada juga surat pesanan yang dibuat karena adanya iklan disurat kabar atau majalah. Disamping itu surat pesanan juga dapat dibuat atas inisiatif sendiri karena calon pembeli sudah mengetahui keberadaan barang atau jasa tersebut di pasaran. Surat pesanan hendaklah di susun secara singkat tetapi jelas sehingga penjual dapat dengan cepat memahami maksud pembeli.

Isi Surat Pesanan

Menyebutkan dengan jelas hal-hal yang dikehendaki pembeli yaitu :

1. Jenis barang
2. Kualitas barang
3. Banyaknya barang
4. Harga dan tata cara pembagian
5. Cara pengiriman barang
6. Syarat penyerahan barang.

Cara Menyusun Surat Pesanan

1. Apabila pemesan barang merupakan suatu badan usaha, surat pesanan ditulis diatas kertas yang menggunakan kop surat atau kepala surat. Apabila pesanan barang di lakukan oleh pribadi surat pesanan cukup ditulis dikertas folio atau kertas asalkan sopan dan pantas.
2. Disudut kanan atas ditulis tanggal pemesanan disebelah kiri atas dibawah tanggal ditulis nomor surat, lampiran dan hal. Dibawahnya ditulis alamat yang dituju dan berikutnya salam pembuka.
3. Apabila pesanan dibuat berdasarkan surat penawaran sebutkanlah bahwa surat penawaran telah diterima.
4. Terangkanlah sejelas-jelasnya barang yang anda pesan misaloya tentang jenis, ukuran, warna dan kualitas.
5. Terangkan bahwa pemesan menghendaki cara pengiriman via bus, kereta api, kapal laut, pesawat terbang atau menunjukan biro pengiriman barang yang khusus.
6. Terangkan agar barang di kemas dengan baik sehingga barang diterima oleh pemesan dalam keadaan tidak rusak.
7. Sebutkan cara pembayaran yang hendak dilakukan via pos wesel atau via rekening bank.
8. Tulislah penutup surat yang bersahabat dan mengandung harapan misalnya barang yang di pesang dapat tiba tepat pada waktunya dan dalam keadaan baik.

Pengertian Surat Pengiriman

     Surat pemberitahuan pengiriman barang merupakan salah satu surat perniagaan yang dibuat oleh penjual untuk pembeli atau konsumen. Jenis surat ini dibuat untuk membalas pesanan dalam bentuk surat formal ataupun semi formal yang telah dikirimkan oleh pembeli. Cara kerja dari surat pemberitahuan pengiriman barang ini adalah dengan mencantumkan pernyataan yang menyatakan bahwa surat pesanan telah diterima oleh penjual. Dan barang yang di pesan pembeli atau konsumen akan dikirimkan pada waktu tertentu yang telah ditentukan. Dengan adanya surat pemberitahuan pengiriman barang dapat menginformasikan kepada pembeli mengenai kapan barang pesanan pembeli akan diserahkan kepada jasa pengangkut barang. Sehingga pembeli tidak perlu khawatir barang pesanannya tidak sampai di tangan. Secara umum surat pengiriman barang memiliki beberapa fungsi yang sedikit berbeda dengan jenis surat perniagaan lainnya.

     Beberapa fungsi dari surat pemberitahuan pengiriman barang diantaranya sebagai berikut : Surat pemberitahuan pengiriman barang dapat memberitahukan kepada konsumen atau pembeli bahwa barang yang dipesan tersedia atau tidak tersedia. Surat pemberitahuan pengiriman barang dapat meyakinkan konsumen bahwa barang pesanannya telah disiapkan dan dilayani dengan baik oleh penyedia jasa pengiriman barang. Surat pemberitahuan pengiriman barang berguna sebagai acuan untuk mengecek kebenaran baranag yang telah dipesan oleh pelanggan. Surat pemberitahuan pengiriman barang dapat digunakan sebagai alat atau media untuk menagih pembayaran kepada pembeli. 

Beberapa bagian tersebut diantaranya sebagai berikut :

1. Kop Surat. Penggunaan kop surat dalam surat pemberitahuan pengiriman barang sangat penting karena kop surat berfungsi untuk menunjukkan identitas perusahaan Anda. 
2. Nomor Surat. Adanya nomor surat dalam surat pemberitahuan pengiriman barang dapat menunjukkan bahwa surat tersebut asli dan benar-benar dikeluarkan oleh perusahaan Anda.
3. Nama dan Alamat penerima. Pencantuman nama dan alamat penerima sangat penting untuk Anda perhatikan, karena dengan pencantuman nama dan alamat penerima yang benar maka dapat mengurangi resiko kekeliruan penerima surat. 
4. Penggunaan perihal sangat penting untuk diperhatikan karena perihal digunakan untuk menunjukkan hal-hal yang dibahas dalam surat.
5. Rincian Pesanan dari Konsumen. Pencantuman rincian pesanan dari konsumen berguna untuk mengecek dan memastikan barang pesanan konsumen benar-benar sesuai.
6. Waktu Pengiriman Barang. Pencantuman waktu pengiriman barang berguna untuk memberi kepastian kepada konsumen kapan barang yang dipesan akan dikirim dan tiba di tempat konsumen.

Contoh Surat Pemesanan Barang

CV. RENITA ELEKTRONIK 

Jl. Raya Ceger Cipayung, Jakarta

Phone. 081312348888 Fax. (021) 1234333 Email: rentrik23@gmail.com

08 November 2017

Kepada Yth,

Bapak Sigit Pramono

PT. CINTA ABADI

Jalan Surya kencana No.23

Bandung

Dengan hormat,

     Terima kasih untuk surat penawaran yang anda kirim pada tanggal 1 November 2017. Kami telah membaca dan  mempelajarinya. Kami tertarik untuk memesan beberapa produk dari perusahaan anda, dengan spesifikasi sebagai berikut :

No	MERK	BARANG	JUMLAH
1	SAMSUL	TV	5
2	HAPE	PRINTER	5
3	SUNY	HANDPHONE	4
4	ACEP	LAPTOP	3
5	TOSHABA	KULKAS	3

     Kami harap pesanan kami akan sampai dalam waktu satu minggu setelah surat ini anda terima. Kami akan melunasi pembayaran setelah pesanan kami sampai.

Hormat Saya,

Febriyanti

Manajer CV. RENITA ELEKTRONIK

Contoh Surat Pengiriman barang (Balasan dari Surat Pemesanan)

PT. CINTA ABADI

Jalan Surya kencana No.23 Bandung 670999

Telp. 022 336666 Fax. 022 337777 Mobile. 09762464444 Email: info@segaralamabadiauto.com

No : 104/DU/PB/8/2016

Lampiran : 5 Berkas

Hal : Pengiriman barang

Kepada Yth,

CV. RENITA ELEKTRONIK 

Jl. Raya Ceger Cipayung, Jakarta

Dengan hormat,

     Berdasarkan pesanan Bapak/ Ibu berupa 1 unit TV Samsul, 1 unit Printer Hape, 1 unit Handphone Suny, 1 unit Laptop Acep, 1 unit kulkas Toshaba dengan Nomor Pemesanan 23088ABC pada Rabu, tanggal 8 November 2017, melalui surat ini kami bermaksud menyampaikan bahwa pesanan Bapak/ Ibu tersebut telah kami kirimkan mulai hari ini melalui kurir perusahaan kami. Dan untuk masalah pembayaran pemesanan, Bapak/  Ibu dapat membayarnya secara transfer ke rekening perusahaan kami di Bank Tabungan Sejahtera dengan nomor rekening 43397654 paling lambat 7 (tujuh) hari setelah barang diterima.

   Adapun bersama surat pengiriman barang ini, kami lampirkan dokumen berupa 1 lembar Surat Jalan, 1 lembar Packing List, 3 lembar Faktur, Surat Pertanggung Asuransi, dan Surat Pengantar Barang. Pengiriman Barang pesanan Bapak/ Ibu ini, paling lambat akan sampai di perusahaan Bapak/ Ibu pada hari ini tanggal 15 Desember 2017 pukul 19.00 WIB.

Demikian surat pengiriman barang ini kami sampaikan, Atas kerja sama yang baik, kami ucapkan terima kasih.

Bandung, 15 Desember 2017

Hormat Saya,

Ir. Abdul Hamid, MM.

Direktur Pemasaran PT. Cinta Abadi

Refrensi :

http://blog.unnes.ac.id/ayukwitantri/2016/02/18/pengertian-surat-pesanan/

Diakses pada tanggal 08  November 2017 Pukul 17:10 WIB

https://cargo.id/fungsi-surat-pengiriman-barang

Diakses pada tanggal 08 November 2017 Pukul 17:12 WIB

http://www.tutorialbahasainggris.com/3-contoh-surat-pesanan-dalam-bahasa-inggris-dan-artinya.html

Diakses pada tanggal 08 November 2017 Pukul 17:15 WIB

http://contohsurat.org/surat-keterangan/contoh-surat-pengiriman-barang

Diakses pada tanggal 08 November 2017 Pukul 17:17 WIB