MEMPERSIAPKAN DAFTAR PERJALANAN (Itinerary)
Sekretaris bertanggungjawab kepada penyusunan jadwal kegiatan pimpinan pada saat perjalanan dinas. Karena itu, sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan. Sekretaris dapat membantu pimpinan dalam menyusun jadwal perjalanan dengan berpedoman pada timetable dari airlines.
Menurut Ernawati, Ursula dalam bukunya “Pedoman Kesekretariatan Lengkap (2003:157), menjelaskan langkah-langkah yang perlu dilakukan sekretaris dalam mempersiapkan daftar perjalanan, sebagai berikut :
- Mengetahui Rencana Perjalanan Pimpinan
Sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan termasuk acara kegiatan pimpinan, baik dengan cara bertanya langsung kepada pimpinan ataupun mempelajari surat-surat yang berkaitan dengan acara pimpinan di luar negeri.
- Mempelajari Time Table
Sekretaris harus mempelajari time table yang berpedoman dari airlines, meliputi perbedaan waktu (apabila perjalanan ke luar negeri). Ini diperlukan untuk menyusun jadwal kegiatan pimpinan selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas.
Sedangkan menurut Azizah V., dalam artikelnya Praktek Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan menjelaskan bahwa seorang sekretaris harus memperhatikan beberapa hal sebelum membuat jadwal kegiatan pimpinan. Hal yang perlu diperhatikan antara lain meliputi :
- Apa tujuan utama kepergian pimpinan.
- Jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai persinggahan.
- Alat transportasi apa yang dipakai (kereta api, bis, kapal laut, pesawat, atau mobil).
- Jenis pelayanan, (kelas utama atau ekonomi).
- Apakah pimpinan punya pilihan tertentu jenis hotel yang dikehendaki.
- Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan travel biro.
- Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time schedule/ flight secedule) dan pemesanan tiket (reservation) beberapa hari sebelum berangkat.
Dari beberapa pendapat di atas, disimpulkan bahwa sekretaris harus mengetahui beberapa informasi penting sebagai pedoman menyusun jadwal kegiatan pimpinan(itiner ar y) selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas. Informasi-informasi tersebut meliputi tujuan dan waktu keberangkatan, jenis transportasi, alat transportasi, dan jenis penginapan.
CONTOH JADWAL PERJALANAN DINAS PIMPINAN
PT BINTANG TRUSS
Jl. Raya Ceger Cipayung, Jakarta
Telepon (021) 88889999, Faksimile (021) 66667777, E-mail : Bintangtruss@gmail.com
TRAVEL CHECK LIST
Disiapkan untuk : Ibu Renita Febriyanti, SE., MMSI
Tanggal : 23 - 24 Februari 2017
Tujuan : Yogyakarta
No. Urut
|
Materi Yang Dipersiapkan
|
Tanggal Persiapan
|
Status
|
1
|
Dokumen
|
20 Februari 2017
|
√
|
2
|
Laptop dan
flash disk
|
22 Februari 2017
|
√
|
3
|
Notes book
|
22 Februari 2017
|
√
|
4
|
Alat tulis
|
22 Februari 2017
|
√
|
5
|
Kertas HVS
+ amplop polos
|
21 Februari 2017
|
√
|
6
|
Airport
tax + trips funds
|
15 Februari 2017
|
√
|
7
|
Tiket
|
15 Februari 2017
|
√
|
8
|
Itinerary
|
19 Februari 2017
|
√
|
9
|
Kartu nama
|
21 Februari 2017
|
√
|
10
|
Buku
alamat dan nomor telepon
|
22 Februari 2017
|
√
|
11
|
Peta
|
21 Februari 2017
|
√
|
12
|
Obat-obatan
|
21 Februari 2017
|
√
|
13
|
Kop surat
dan amplop
|
21 Februari 2017
|
√
|
14
|
Handphone
|
22 Februari 2017
|
√
|
Menyetujui,
Renita Febriyanti, SE., MMSI
Direktur
PT BINTANG TRUSS
Jl. Raya Ceger Cipayung, Jakarta
Telepon (021) 88889999, Faksimile (021) 66667777, E-mail : Bintangtruss@gmail.com
JADWAL KEGIATAN PERJALANAN BISNIS
IBU RENITA FEBRIYANTI, SE., MMSI, DIREKTUR PT BINTANG TRUSS
KE YOGYAKARTA, TANGGAL 23 - 24 FEBRUARI 2017
Hari/Tanggal
|
Waktu
|
Kegiatan
|
Tempat
|
Keterangan
|
Rabu,
22 Februari 2017
|
13.30 –
14.00
|
Perjalanan
dari rumah menuju Bandara Soekarno Hatta Jakarta
|
-
|
Dijemput
mobil perusahaan
|
14.00
|
Tiba di
Bandara Jakarta
|
-
|
Tiket: OK
|
|
15.00
|
Take off
menuju Yogyakarta
|
-
|
GA-999B
|
|
16.30
|
Tiba di
Bandara Adi Sutjipto Yogyakarta,
Langsung
Menuju Hotel Singa
Jalan
Malioboro 60, Yogyakarta
|
-
|
Transport
selama perjalanan di Yogyakarta: mobil Hotel Singa Yogyakarta, sudah
konfirmasi
|
|
Kamis,
23 Februari 2017
|
07.00 – 08.00
|
Breakfast
|
Food & Beverages Outlet Singa Hotel
|
-
|
09.00 –
11.00
|
Menemui
Bapak Drs. H. Haryadi Suyuti, Walikota Yogyakarta, perijinan pembangunan
(0274)
773074, 773010
|
Kantor
Walikota Yogyakarta
Jalan
Kenari 56, Yogyakarta
|
-
|
|
12.00 –
13.00
|
Makan
Siang
|
Food & Beverages Outlet Singa Hotel
|
-
|
|
13.00 –
16.00
|
Free time
|
-
|
-
|
|
17.00 –
20.00
|
Menemui
ketua dan pengurus HIPMI ( Himpunan Pengusaha Muda Indonesia ), kerjasama dan
jamuan malam
Bapak
Sahid 081325474456
|
Gajah Wong
Resto
Jalan
Tamrin 23, Yogyakarta
|
-
|
JADWAL KEGIATAN PERJALANAN BISNIS
IBU RENITA FEBRIYANTI, SE., MMSI, DIREKTUR PT BINTANG TRUSS
KE YOGYAKARTA, TANGGAL 23 - 24 FEBRUARI 2017
Hari/Tanggal
|
Waktu
|
Kegiatan
|
Tempat
|
Keterangan
|
Jumat,
24 Februari 2017
|
07.00 – 07.30
|
Breakfast
|
Food & Beverages Outlet Singa
Hotel
|
-
|
08.30-10.30
|
Menemui Bapak Drs. Heri Karyawan,
Kepala Dinas Perijinan Kota Yogyakarta, mengurus IMBB (Ijin Mendirikan Bangun
Bangunan) 081325467890
|
Kantor Dinas Perizinan Yogyakarta
Jalan Kenari 56, Yogyakarta
|
-
|
|
13.00 – 14.30
|
Menghadiri pertemuan APERSI
(Asosiasi Pengembang Perumahan dan Pemukiman Seluruh Indonesia), kerjasama
Bapak Santoso 081345754422
|
Gedung Pandawa UGM Jalan Cik Dik
Tiro 17, Yogyakarta
|
-
|
|
14.30 – 15.00
|
Perjalanan Menuju Hotel Singa
|
-
|
-
|
|
15.00-16.00
|
Packing
|
-
|
-
|
|
16.00-16.30
|
Check out
|
Hotel Singa
|
-
|
|
16.30-17.15
|
Perjalanan menuju Bandara Adi
Sutjipto
|
-
|
-
|
|
18.15
|
Take off menuju Jakarta
|
-
|
Tiket: OK
Garuda
|
|
19.45
|
Tiba di Bandara Soekarno Hatta
Jakarta
|
-
|
Dijemput mobil perusahaan
|
Menyetujui,
Renita Febriyanti, SE., MMSI
Direktur
JADWAL KEGIATAN PERJALANAN BISNIS
IBU RENITA FEBRIYANTI, SE., MMSI, DIREKTUR PT BINTANG TRUSS
KE YOGYAKARTA, TANGGAL 23 - 24 FEBRUARI 2017
LEMBAR PENGECEKAN PERSIAPAN RAPAT
MEETING PREPARATION CHECK LIST
Hari : Rabu
Tanggal : 22 Februari 2017
Waktu : Pukul 09.00 - 11.00 WIB
Agenda : 1. Usulan kegiatan perayaan ulang tahun
2. Penunjukkan dan penetapan ketua panitia perayaan ulang tahun
Tempat : Ruang Rapat 1
No
|
Materi Yang Dipersiapkan
|
Tanggal
Persiapan
|
Status
|
1
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 |
Susunan
Acara Rapat
Undangan Rapat Distribusi Undangan Rapat Daftar Hadir Kertas kerja/Bahan Rapat Ruang Rapat Meja dan Kursi Laptop LCD Alat tulis : buku, pulpen, kertas Map/Stopmap Stapler dan Staples Paper Clips Binder |
20 Februari 2017
20 Februari 2017
21 Februari 2017
21 Februari 2017 20 Februari 2017 22 Februari 2017 22 Februari 2017
22 Februari 2017
22 Februari 2017
22 Februari 2017
22 Februari 2017
22 Februari 2017 |
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
|
Jakarta , 22 Februari 2017
Sekretaris,
Delviana, A.Md
PT BINTANG TRUSS
Jl. Raya Ceger Cipayung, Jakarta
Telepon (021) 88889999, Faksimile (021) 66667777, E-mail : Bintangtruss@gmail.com
DAFTAR HADIR PESERTA RAPAT
Hari : Rabu
Tanggal : 22 Februari 2017
Waktu : Pukul 09.00 - 11.00 WIB
Agenda : 1. Usulan kegiatan perayaan ulang tahun
2. Penunjukkan dan penetapan ketua panitia perayaan ulang tahun
Tempat : Ruang Rapat 1
No
|
Nama
|
Jabatan
|
Tanda
Tangan
|
|
1
|
Melani Anggraeni, S.E.,M.Sc
|
Direktur
|
1
|
|
2
|
Dina Haliyah
|
Manajer Umum
|
2
|
|
3
|
Cahya Wilannisa
|
Manajer Operasional
|
3
|
|
4
|
Hanum Titipratiwi
|
Manajer SDM
|
4
|
|
5
|
Mia Hardiyanti
|
Manajer Keuangan
|
5
|
|
6
|
Safira
|
Manajer Pemasaran
|
6
|
|
7
|
Sigit Pramono
|
Wakil Manajer Umum
|
7
|
|
8
|
Herlina ringo
|
Wakil Manajer Operasional
|
8
|
|
9
|
Agatha Sekar
|
Wakil Manajer SDM
|
9
|
|
10
|
Julianta
|
Wakil Manajer Keuangan
|
10
|
|
11
|
Merin Pradita
|
Wakil Manajer Pemasaran
|
11
|
|
12
|
Delviana
|
Sekretaris
|
12
|
|
Jakarta, 22 Februari 2017
Renita Febriyanti, SE., MMSI
Direktur
Refrensi :
https://luluvadis.wordpress.com/
Diakses pada tanggal 06 November 2017 Pukul 21.00 WIB
http://echa02.blogspot.co.id/2013/05/jadwal-perjalanan-dinas-pimpinan.html
Diakses pada tanggal 06 November 2017 Pukul 21.10 WIB
Tidak ada komentar:
Posting Komentar