Perencanaan Sumber Daya Manusia (Tugas 3)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1    Latar Belakang

   Perencanaan SDM sebagai suatu kegiatan merupakan proses bagaimana memenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini dan masa datang bagi sebuah organisasi. Dalammemenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini, maka proses perencanaan SDM berarti usaha untuk mengisi/menutup kekurangan tenaga kerja baik secara kuantitas maupun kualitas. Sedangkan dalam memenuhi kebutuhan tenaga kerja di masa datang, perencanaan SDM lebih menekankan adanya usaha peramalan mengenai ketersediaan tenaga kerja yang didasarkan pada kebutuhan sesuai dengan rencana bisnis di masa datang.

     Perencanaan SDM pada dasarnya dibutuhkan ketika perencanaan bisnis sebagai implementasi visi dan misi perusahaan telah ditetapkan. Visi perusahaan sebagai pemandu arah sebuah bisnis kemana akan menuju dan dengan strategi apa bisnis tersebut akan dijalankan. Berawal dari strategi bisnis tersebut kemudian strategi perencanaan SDM apa yang akan dipilih. Strategi SDM yang dipilih dan ditetapkan asangat menentukan kebutuhan SDM seperti apa yang akan diinginkan, baik secara kuantitas maupun kualitas.

1.2    Rumusan Masalah

1. Apakah Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia?
2. Bagaiman Metode, Informasi dan Peramalan Tenaga Kerja?
3. Bagaimana Perencanaan Fungsi-Fungsi MSDM?
4. Bagaimana Audit Sumber Daya Manusia?
5. Apakah Pentingnya Perencanaan Sumber Daya Manusia?
6. Apa Sajakah Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia?
7. Apa Sajakah Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Perencanaan Sumber Daya Manusia?
8. Apa Sajakah Kendala-Kendala Perencanaan Sumber Daya Manusia?
9. Apa Hambatan dalam Perencanaan dan Cara Mengatasinya.?

1.3    Tujuan Penulisan 

1. Untuk Mengetahui Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia
2. Untuk Mengetahui Metode, Informasi dan Peramalan Tenaga Kerja
3. Untuk Mengetahui Bagaimana Perencanaan Fungsi-Fungsi MSDM?
4. Untuk Mengetahui Bagaimana Audit Sumber Daya Manusia?
5. Untuk Mengetahui Apakah Pentingnya Perencanaan Sumber Daya Manusia?
6. Untuk Mengetahui Apa Sajakah Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia?
7. Untuk Mengetahui Apa Sajakah Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Perencanaan Sumber Daya Manusia?
8. Untuk Mengetahui Apa Sajakah Kendala-Kendala Perencanaan Sumber Daya Manusia?
9. Untuk Mengetahui Apa Hambatan dalam Perencanaan dan Cara Mengatasinya.?

1.4    Manfaat Penelitian

      Agar kita semua dapat memahami perencanaan sumber daya manusia karena perencanaan sumber daya manusia sangat penting dalam suatu perusahaan. Perencanaan sumber daya manusia yang baik akan menentukan kemajuan suatu perusahaan.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1    Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia

    Perencanaan SDM adalah proses mengantisipasi dan membuat ketentuan (persyaratan) untuk mengatur arus gerakan tenaga kerja ke dalam, di dalam, dan ke luar organisasi, Arthur W Sherman dan Goerge W Bohlander, dalam Hadari Nawawi, 1997:137. Sementara menurut G Steiner, dikatakan bahwa perencanaan SDM merupakan perencanaan yang bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan, melalui strategi pengembangan kontribusi pekerjanya di masa depan. Dari ke dua definisi yang disebut di atas, sementara dapat disimpulkan bahwa perencanaan SDM merupakan serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan upaya merencanakan dalam mengantisipasi masa depan.

Perencanaan SDM sebagai suatu kegiatan merupakan proses bagaimana memenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini dan masa datang bagi sebuah organisasi. Dalammemenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini, maka proses perencanaan SDM berarti usaha untuk mengisi/menutup kekurangan tenaga kerja baik secara kuantitas maupun kualitas. Sedangkan dalam memenuhi kebutuhan tenaga kerja di masa datang, perencanaan SDM lebih menekankan adanya usaha peramalan (forecasting) mengenai ketersediaan tenaga kerja yang didasarkan pada kebutuhan sesuai dengan rencana bisnis di masa datang.

     Perencanaan SDM pada dasarnya dibutuhkan ketika perencanaan bisnis sebagai implementasi visi dan misi perusahaan telah ditetapkan. Visi perusahaan sebagai pemandu arah sebuah bisnis kemana akan menuju dan dengan strategi apa bisnis tersebut akan dijalankan. Berawal dari strategi bisnis tersebut kemudian strategi perencanaan SDM apa yang akan dipilih. Strategi SDM yang dipilih dan ditetapkan asangat menentukan kebutuhan SDM seperti apa yang akan diinginkan, baik secara kuantitas maupun kualitas.

   

Sedangkan Perencanaan Sumber Daya Manusia menurut para ahli yaitu :

• Menurut Andrew F Sikula

Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan akan tenaga kerja dan cara memenuhi kebutuhan tersebut untuk melaksanakan rencana terpadu organisasi.

• Menurut Thomas H. Stone

Perencanaan sumber daya manusia adalah proses meramalkan kebutuhan akan sumber daya manusia dari suatu organisasi untuk waktu yang akan datang agar langkah-langkah dapat diambil untuk menjamin bahwa kebutuhan ini dapat dipenuhi.

2.2    Metode, Informasi dan Peramalan Tenaga Kerja

    Metode PSDM,dikenal atas metode nonilmiah dan ilmiah. Metode non ilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengelaman ,imajinasi,dan pemikiran-pemikiran dari Perencanaan  saja.

Rencana SDM semacam ini resiko nya cukup besar,misalnya kwalitas dan kwantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Akivbatnya,timbul pemborosan Yang Merugikan perusahaan.

Metode ilmiah diartikan bahwa perencanan SDM dilakukan berdasarkan atas hasil analisis dari data,informasi,peramalan-peramalan dari perencanaannya. Rencana SDM semacam ini resiko nya relative kecil karena segala sesuatu nya telah diperhitungkan terlebih dahulu. Metode ilmiah ini data dan informasinya harus akurat,serta analisis yang Baik Dan benar.

    Perencanaan SDM baru dapat dilakuakn dengan baik jika informasi tentang Job Analysis , organisai,dan situasi persediaan tenaga Kerja diperoleh.

• Job Analysis Job Analysis

Memberikan informasi tentang aktifitas pekerjaan ,standar pekerjaan,konteks pekerjaan,persyaratan personalia, perilaku manusia,dan alat-alat yang dipergunakan.

Job description memberikan informasi tentang tugas-tugas dan tanggung jawab seorang pejabat pada Suatu jabatan.      

• Job Specification 

Memberikan informasi tentang kwalifikasi-kwalifikasi SDM yang akan menjaabat suatu jabatan.

• Job Evaluation 

Memberikan informasi mengenai berat ringan nya pekerjaan,risiko pekerjaan,dan Gaj jabatn.

• Job Enrichmen

Memberikan informasi untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan tertentu Yang Sifatnya vertical.

2.3    Perencanaan  Fungsi-Fungsi MSDM     

    Agar setiap fungsi MSDM diterapkan dengan baik dan tepat maka perlu perencanaan terlebih dahulu.

• Perencanaan Organisasi

Organisasi sebagai alat dan wadah orang-orang untuk bekerja sama, terintegrasi, terkoordinasi, efektif, dan hormanis, perlu direncanakan terlebih dahulu. Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengorganisasian, antara lain sebagai berikut:

1. Besar kecilnya organisasi yang dibutuhkan, supaya efektif dan efesien membantu tercapainya tujuan.
2. Tipe organisasi yang paling tepat, apakah organisasi lini, organisasi lini dan staf, organisasi fungsional, atau organisasi komite.
3. Hubungan-hubungan dan saluran perintah serta tanggung jawab dalam organisasi.
4. Struktur (Organization Chart) dan jumlah departemen/bagiannya.
5. Job description untuk setiap jabatan, sehingga tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas dapat dihindarka.
6. Rentang kendali setiap depertemen/ bagian sesuai.

• Perencanaan Pengarahan

Pengarahan SDM perlu direncanakan agar mereka bekerja giat, efektif dan efisien membantu tercapainya tujuan perusahaan. Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengarahan (direnting) SDM, antara lain sebagai berikut:

1. Peraturan-peraturan perusahaan dan sanksi hukuman yang melanggarnya.
2. Delegation of Authority, apakah desentralisasi authority.
3. Cara melaksanaan komunikasi dan simbolis komunisasi yang diberikan
4. Alat-alat motivasi dan cara-cara pemberiannya.
5. Pengaturan pemberian insentif dan upah insentif.

• Perencanaan Pengendalian

Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengendalian antara lain sebagai berikut:

1. Sistem poin-poin yang dinilai
2. Periode dan proses penilaian yang akan dilakukan
3. Metode penilaian yang akan ditetapkan
4. Tindak hasil penilaian terhadap SDM
5. Perencanaan pengadaan

2.4    Audit SDM

    Audit SDM penting dan mutlak harus dilakukan untuk mengetahui apakah para karyawaan bekerja dengan dan perilaku sesuai rencana. Pelaksanaan audit SDM ini sangat penting bagi perusahaan maupun bagi karyawaan yang bersangkutan.

Kepentingan Audit Bagi Perusahaan

• Untuk mengetahui prentasi karyawan.
• Untuk menetapkan besarnya kompensasi karyawan bersangkutan.
• Untuk mengetahui kreativitas dan perilaku karyawan.
• Untuk menetapkan apakah karyawan perlu dimutasi (vertikal atau horizontal)
• Untuk mengetahui apakah karyawan itu dapat bekerja sama dengan karyawan lainnya.

Kepentingan Audit Bagi SDM      

• Untuk memenuhi kepuasan ego manusia yang selalu ingin diperhatikan dan mendapat nilai/pujian dari hasil kerjanya.
• Karyawan ingin mengetahui apakah prentasi kerjanya lebih baik daripada kryawaan lainnya.
• Untuk kepentingan jasa dan promosinya.
• Mengakrabkan hubungan para karyawaan dengan pimpinannya.

Tujuan Audit SDM

• Untuk mengetahui apakah pelaksanaan dan hasil kerja karyawan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
• Untuk mengetahui apakah pada karyawaan dapay menyelesaikan job descrip-tion-nya dengan baik dan tepat waktu.
• Sebagai pedoman menetukan besarnya balas jasa kepada setiap karywaan.
• Sebagai dasar pentimbangan pemberian pujian dan atau atau hukuman kepada setiap karywan.
• Sebagai dasar pertimbangan pelasanaan mutasi vertikel (promosi atau pedoman), horizontal, dan atau alih tugas bagi karywaan.
• Untuk memotivasi peningkatan semangat kerja, prentasi kerja, dan disiplin kerja.
• Untuk menghindari terjadinya kesalahan sedini mungkin dan tindakan perbaikannya dapat dilakukan secepatnya.
• Sebagai dasar pertimbangan ikut sertanya karyawan mengikuti perkembangan (pelatihan pendidikan).
• Untuk memenuhi ego dan kepuasan dengan memeperhatikan nilai mereka.
• Sebagai pedoman yang efektif dalam melaksanakan seleksi penerimaan karyawan di masa datang.
• Sebagai dasar penilaian kembali rencamna SDM apakah sudah baik atau tidak, atau masih perlu disempurnakan kembali.

2.5    Pentingnya Perencanaan Sumber Daya Manusia

    Setiap organisasi tentunya melaksanakan perencanaan SDM sesuai dengan kebutuhan organisasi. Yang perlu dikembangkan adalah sistem perencanaan SDM metode formal sehingga penyediaan “knowledge Based and Multiskilling Worker” dapat diperoleh kapanpun tenaga kerja itu dibutuhkan.

Perencaan SDM dilakukan dengan tujuan :

• Memberdayakan sumber daya manusia secara efisien dan efektif
• Mengembangkan peuang karier yang lebih efektif
• Mengembangkan SDM yang berkualitas dan memiliki kepuasan kerj
• Memadukan aktifitas SDM dan tujuan organisasi serta tujuan individu secara efisien
• Membantu mengembangkan sistem informasi sumber daya manusia sehingga dapat menyediakan informasi yang akurat tentang kegiatan SDM dan unit-unit organisasi.

    Perencanaan SDM itu sangat penting karena semua perencanaan itu penting.Pemanfatan sumber daya secara maksimal tidak terjadi begitu saja.Perencanaan itu mempunyai dimensi- dimensi yang luas, tetapi hal yang terpenting berada pada tingkat utama, yakni tingkat perorangan, tingkat organisasi, dan tingkat nasional. Perencanaan ini memiliki dimensi-dimensi yang luas, tetapi hal yang terpenting berada pada tingkat utama, yakni:·    

    

Tingkat Perorangan

    Perencanaan sumber daya manusia sangat penting bagi kepentingan individu karena perencanaan dapat membantu meningkatkan keterampilan. Kepuasan individu dapat lebih mudah dicapai melalui perencanaaan karier yang terarah.

Tingkat Organisasi

    Organisasi atau lembaga menggunakan perencanaan sumber daya manusia untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitasnya dalam jangka panjang. Organisasi harus merekrut tenaga kerja yang berkualitas tinggi untuk dipekerjakan sehingga dapat bekerja secara produktif.

Tingkat nasional

    

    Masalah sumber daya manusia di tingkat nasional terkait dengan jumlah, komposisi, keragaman dan angkatan kerja yang ada pada suatu Negara. Teknologi yang sangat berperan dalam industry akhir-akhir ini membutuhkan sumber daya manusia yang lebih terampil dalam bidang iptek, manajerial, dan inovatif terhadap perubahan-perubahan yang terjadi. Maka, perlu disiapkan sumber daya yang berkualitas dan unggul untuk memenuhi kebutuhan yang meningkat untuk produktivitas yang lebih baik dan tanggung jawab sosial yang tinggi.

Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia

• Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan dalam perusahaan.
• Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya.
• Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.
• Untuk mempermudah koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi sehingga produktivitas kerja meningkat
• Untuk menghindari kekurangan dan atau kelebihan karyawan.
• Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan.
• Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi (vertikal atau horizontal) dan pensiun karyawan.
• Menjadi dasar dalam melakukan penilaian karyawan. Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yag akan mengisi semua jabatan dalam perusahaan

2.6    Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia

    Manfaat perencanaan akan memberikan nilai-nilai positif bagi kepentingan organisasi. Jika perencanaan sumber daya manusia dilakukan dengan baik, maka akan diperoleh keuntungan-keuntungan sebagai berikut:

• Manajemen puncak memiliki visi yang lebih baik terhadap aspek-aspek  sumber daya manusia atau terhadap keputusan bisnis.
• Manajemen dapat memprediksi adanya ketidakseimbangan yang memengaruhi biaya sumber daya manusia menjadi tidak terkontrol.
• Manajemen dapat menempatkan “right man on the right place” dengan tepat sesuai dengan kebutuhan organisasi.
• Manajemen memberi kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan wanita dan golongan minoritas dalam program perencanaan sumber daya manusia internal organisasi.
• Menambah sistem informasi menjadi lebih baik untuk mengetahui pengetahuan tentang profil karyawan, pekerjaan, keahlian, kemampuan, kompensasi yang adil dan layak, serta dapat memprediksi kebutuhan jumlah tenaga kerja saat ini dan yang akan datang.
• Memungkinkan penarikan karyawan baru secara ekonomis
• Koordinasi sumber daya manusia berjalan dengan lebih baik.

2.7    Faktor-faktor yang Mempengaruhi Perencanaan Sumber Daya Manusia

    Perencanaan sumber daya manusia sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor baik yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri (internal) maupun baik yang berasal dari lingkungan organisasi (eksternal).

• Faktor-faktor Eksternal

Faktor-faktor eksternal adalah berbagai hal yang pertumbuhan dan perkembangannya berada diluar kemampuan organisasi untuk mengendalikannya. Menurut Kiggundu, yang tergolong faktor-faktor eksternal adalah: teknologi, sosial budaya, politik, dan ekonomi. Sedangkan menurut S.P. Siagian meliputi: situasi ekonomi, sosial budaya, politik, peraturan perundang-undangan, teknologi dan pesaing.

• Faktor-faktor Internal

Faktor-faktor internal adalah berbagai kendala yang terdapat didalam organisasi itu sendiri. Faktor internal menurut S.P. Siagian adalah: rencana strategik, anggaran, estimasi produksi dan penjualan, usaha atau kegiatan baru, dan rancangan organisasi dan tugas pekerjaan. Sedangkan Kiggundu mengemukakan bahwa faktor-faktor internalnya meliputi: sistem informasi manajemen dan organisasi, sistem manajemen keuangan, sistem marketing dan pasar, serta manajemen pelaksanaan.

Antara faktor-faktor tersebut, baik internal maupun eksternal, saling berinteraksi dan berpengaruh. Perencanaan sumber daya manusia harus bertitik tolak dari pengkajian terhadap faktor-faktor tersebut.

2.8    Kendala-kendala Perencanaan Sumber Daya Manusia

• Standar Kemampuan SDM

Standar kemampuan SDM yang pasti dan akurat belum ada, akibatnya informasi kemampuan SDM hanya berdasarkan ramalan-ramalan saja yang sifatnya subjektif. Hal ini menjadi kendala yang serius dalam PSDM untuk menghitung potensi SDM secara pasti, seperti informasi energy mesin.

• Manusia (SDM) Makhluk Hidup

Manusia menjadi kendala dalam PSDM karena sulit untuk memperhitungkan segala sesuatunya dalam rencana. Misalnya, ia mampu tetapi kurang mau melepaskan kemampuannya.

• Situasi SDM

Persediaan, mutu, dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung kebutuhan SDM perusahaan.

• Kebijaksanaan Perburuhan Pemerintah

Seperti kompensasi, jenis kelamin, WNA, dan kendala lain dalam PSDM untuk membuat rencana yang baik dan tepat.

Perencanaan membantu manajer pada berbagai tipe organisasi dan sumber daya manusia untuk mencapai kinerja yang lebih baik, karena :

1. Perencanaan berorientasi pada output
2. Perencanaan memberikan arah orientasi pada kinerja
3. Perencanaan beriontasi pada prioritas
4. Perencanaan beriontasi pada keuntungan

2.9    Hambatan Dalam Perencanaan dan Cara Mengatasinya

Hambatan yang timbul dalam perencanaan, yaitu :

1. Tujuan yang tidak tepat
2. System kompensasi yang tidak tepat
3. Lingkungan eksternal yang kompleks dan dinamis
4. Kondisi persaingan yang semakin tajam
5. Tidak memahami organisasi yang semakin dinamis
6. Terjadi konflik internal organisasi antara manajemen dan buruh

    Salah satu cara mengatasi hambatan perencanaan adalah dengan memahami tujuan perencanaan dan proses penetapan tujuan. Hendaknya rencana dan tujuan yang dibuat oleh manajemen puncak dikomunikasikan ke bawah dan melibatkan manajemen bawah dalam proses pengambilan keputusan. Komunikasi dan partisipasi dapat meningkatkan komitmen dalam pelaksanaan perencanaan.

Konsistensi antara tujuan yang lebih tinggi dan tujuan yang lebih rendah, hendaknya dijaga. Karena merupakan proses yang dinamis, perbaikan dan revisi perlu dilakukan melalui interval waktu yang pendek.

   

BAB III

PENUTUP

3.1    Kesimpulan

    Perencanaan sumber daya manusia sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor baik yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri (internal) maupun baik yang berasal dari lingkungan organisasi (eksternal). Manfaat dan tujuan perencanaan akan memberikan nilai-nilai positif bagi kepentingan organisasi atau suatu perusahaan. Perencanaan SDM sebagai suatu kegiatan merupakan proses bagaimana memenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini dan masa datang bagi sebuah organisasi. Dalammemenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini, maka proses perencanaan SDM berarti usaha untuk mengisi/menutup kekurangan tenaga kerja baik secara kuantitas maupun kualitas.

Dalam perencanaan juga terdapat prosedur, syarat-syarat perencanaan serta kendala-kendala yang dihadapi dalam proses perencanaan.

3.2    Saran

    Perencanaan sumber daya manusia merupakan hal yang sangat penting dalam suatu perusahaan. Perencanaan sumber daya manusia yang baik akan menentukan kemajuan suatu perusahaan. Maka sebaiknya dengan adanya SDM yang tersedia saat ini bisa digunakan secara baik sehingga dapat meningkatkan kualitas perusahaan. Serta visi dan misi SDM harus sejalan dengan visi dan misi perusahaan dan perusahaan bisa melakukan pengadaan karyawan secara tepat.

DAFTAR PUSTAKA

1. Rachmawati, Ike Kusdiyah. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia, Ed. 1. Yogyakarta: Andi.
2. Hasibuan, Malayu. 2009.  Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT. Bumi Aksara.
3. Prabu mangkunegara, anwar. 2009. Manajemen sumber daya manusia perusahaan. Jakarta: PT.Bumi Aksara.
4. Rachmawati, Ike Kusdyah. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Andi
5. Hasibuan, Malayu. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : PT Bumi Aksara.